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Organiser un loto pour une association

le 20-10-2009 à 10:46 #
Bonjour à tous,

comme promis sur un fil voisin, je vais tenter de vous résumer la marche à suivre pour organiser un loto. Ce fil ne concerne pas la recherche de lots proprement dite mais la marche à suivre. Je vous fais part de mon expérience et les délais sont à titre indicatif. La première année nous avons géré dans l'urgence mais ce que j'énonce ensuite est de loin plus confortable.

J-6 mois voir un an sur certaines communes : prévoir la date du loto en tenant compte des lotos alentours, de la disponibilité des salles, de la date des vacances scolaires... Selon les municipalités, des salles sont mises gracieusement à disposition de certaines associations ou louées à prix modique.

J-2 mois (surtout les premières fois) : réunion du bureau de l'association ou du groupe chargé de l'organisation. Il faut lister l'ensemble des choses à faire et commencer à les répartir. Voir ce qui est du ressort des organisateurs et de celui des bénévoles.

J-1 mois : Réunion préparatoire avec les bénévoles concernés. Répartition des tâches, répartition des lots, détermination des tarifs des cartons et des rafraichissements.

J-15 jours ou 8 jours : affichage selon les possibilités à la mairie, à l'école... Pour notre association de parents d'élèves nous diffusons un mot annonçant le loto dans le cahier des élèves. La secrétaire élabore une invitation (4 par feuille A4 par soucis d'économie), on fait les copies, on les massicote et on les remets aux instituteurs par paquet correspondant à l'effectif de la classe concernée; dès lors, les enseignants jouent le jeu et les font coller dans les cahiers de liaison des enfants.

J-2 jours : rappel des bénévoles, vérification de la bonne exécution des tâches, emballage des lots.

J : mise en place de la salle, préparation du buffet deux heures avant le début de l'accueil des participants. Ouverture des portes environ une demi-heure avant le début des parties.

Voilà un lien qui complète vraiment ce petit planning :

Comment organiser un loto : FAQ

Je rajouterai quelques conseils :

Si vous vendez de l'alcool style bière, crémant, il faut une autorisation d'ouvrir un débit temporaire de boissons de deuxième catégorie, autorisation à demander à la mairie. Réfléchissez bien à ce que vous proposez comme restauration selon la grandeur de la salle (place entre les joueurs), entracte long ou cours, nettoyage après loto... Nous vendons principalement des crêpes (réchauffées sur crêpières), des hot-dogs, des patisseries maison et des sachets de bonbons (petits).

Essayez de contacter le journal local. Nous avons une bonne relation avec notre journaliste qui annonce nos manifestations.

Ayez un animateur et une sono pour l'annonce des numéros et le maintien du suspens.

Ayez des lots de consolations pour les doubles gagnants (ça arrive).

Invitez la municipalité et les directeurs d'école de façon personnelle, ça peut donner un coup de pouce aux relations.

Ayez des tarifs simples en terme de monnaies et dégressifs : 1 carton, 6 cartons, 10 cartons

Prévoyez les fonds de caisse avec la banque à l'avance (au moins une semaine il me semble).

Pensez achat, location ou emprunt auprès d'autres associations pour le matériel.

Faites (comme moi la première année) une recherche sur internet. Vous tapez : Organisation de loto et plusieurs sites marchands ou non apparaissent. Certains sites marchands ne sont pas avares de conseils notamment en ce qui concerne la législation en complément de leurs produits et de manière gratuite.

Voilà, j'espère que ça vous aidera et n'hésitez à critiquer ces quelques lignes et à poser vos questions si besoin.

Merci pour votre courage à me lire jusqu'au bout


(Modifié par Virthonat le 28-10-2009 à 12:54)
Re: Organiser un loto pour une association
le 21-10-2009 à 14:49 #
Hello,

Superbe tuto Virthonat et félicitations pour ton dévouement auprès de cette manifestation, j'aurais jamais cru que cela représente autant de travail et de préparations.

Re: Organiser un loto pour une association
le 21-10-2009 à 16:08 #
Merci pour ces compliments, on en a 10 comme ça par an
Re: Organiser un loto pour une association
le 21-10-2009 à 17:04 #
hello

super tuto.

Je vote pour toi

Corsi
Re: Organiser un loto pour une association
le 21-10-2009 à 19:04 #
Merci, merci tu vas me faire rougir ! Ça fait plaisir de te croiser surtout ici
Re: Organiser un loto pour une association
le 24-10-2009 à 14:06 #
Super tuto Merci beaucoup
A+ Mel
Re: Organiser un loto pour une association
le 26-10-2009 à 15:09 #
merci pour ces conseils, c'est notre premier loto, on a besoin de votre aide...
combien faut-il de partie pour occuper un apres midi, 14h-18h? on était partis sur 11, mais il parait que çà n'est pas assez, d'autre en font 21, quels sont vos conseils?
merci
Re: Organiser un loto pour une association
le 28-10-2009 à 11:46 #
Bonjour à tous et plus particulièrement à Sdion3

Suite à ta demande, voici l'organisation de notre loto pour compléter ce tuto : nous mettons en jeu 9 lots d'importances différentes dont voici la répartition.

1 ligne : 2 places de cinéma (offertes en local) + 1 bon d’achat bijoutier (15 euros)
2 ligne : 2 croisières bateau (croisières pour une personne)
1 carton plein enfant: deux places de spectacle offertes par la compagnie de cars qui fait les transports scolaires)
1 ligne : panier garni offert par un papa artisan
1 carton plein adulte : non pourvu (l’an dernier : bon d’achat, 200 euros offerts par une grande enseigne)

ENTRACTE : tu peux moduler la durée de l'entracte selon le nombre de participants, le nombre de parties prévues...

1 chinois : jambon offert par un charcutier
1 ligne : non pourvue (l’an dernier : box atelier)acheté
1 carton plein adulte : gros lot adulte soit un écran plat acheté + support écran offert
1 ligne : céramique d'un artiste local + 1 bon d’achat de 15 euros chez un bijoutier (offert)
1 carton plein enfant : gros lot enfant, cette année un trampoline acheté

Notre soirée commence vers 20h00 et finit vers 23h00. Après tout dépend de ce que tu annonces : 14h00 pour l'ouverture des portes ou le début des parties ? Parce qu'il faut prévoir une bonne demi-heure (variable selon l'importance du loto) entre l'ouverture des portes pour la vente des cartons et le début du tirage. Pareil pour la fin : 18 heures, c'est la fermeture des portes ou le début de la dernière partie ?

Pour ma part et l'expérience de deux ans que j'ai, je trouve que onze parties c'est bien pour un après-midi. Certains tirages notamment pour les cartons pleins sont très longs... et après il faut encore ranger !

Et pour vous éviter la question : le chinois n'est pas la mise en jeu d'un asiatique mais une partie à l'envers ! Je m'explique : toutes les personnes ayant un carton en jeu se lèvent. Le meneur de jeu tire les numéros comme d'habitude et chaque fois qu'un joueur a le numéro il se rassoit. Le dernier debout a donc un carton vierge et est le gagnant ! C'est pour récompenser les éternels malchanceux

Voilà pour le complément et si besoin n'hésitez pas !

Bonne journée et n'oubliez pas de voter, la fin du mois approche
Re: Organiser un loto pour une association
le  2-11-2009 à 14:20 #
merci pour ta réponse, j'aime bien l'histoire du chinois, moi qui n'ai jamais de chance... je ne connaissais pas
Re: Organiser un loto pour une association
le  3-11-2009 à 12:00 #
merciiiii merciiiiiiiiiiiiii c super j imprime toutes tes infos, idee, genial, suis ravie, me manque la liste de lots d une amie, pour avoir un exemple
Re: Organiser un loto pour une association
le  3-11-2009 à 12:40 #
Re,

quand tu auras tout lu, tu verras que tu as l'exemple des lots mis en jeu au loto de cette année dans la suite de cette conversation
Re: Organiser un loto pour une association
le  4-11-2009 à 10:52 #
je vois pas
Re: Organiser un loto pour une association
le  4-11-2009 à 10:58 #
C'est normal pour les questions que tu m'as posée en MP j'essaie de faire le nécessaire dans la journée ou au plus tard demain
Re: Organiser un loto pour une association
le  4-11-2009 à 18:39 #
Alors ma connexion a l'air de fonctionner et je vais répondre aux questions qu'on m'a posées en MP afin de compléter ce tutoriel qui finalement semble intéressant

1- Nous investissons environ 150 euros dans le gros prix enfant, 250 dans celui pour adultes et 70 pour un second prix adultes (cartons pleins). Le reste des lots sont des lots que l'on a collectés.

2- Nombre de bénévoles nécessaires : 2 personnes à la vente des cartons, 1 personne pour le tableau, 1 pour le tirage, 1 dans la salle qui vérifie le carton du gagnant avec le tableau, 5/6 pour la buvette et la vente de restauration soit une dizaine de personnes lors du loto mais il faut aussi penser à l'avant et à l'après ! Nous nous avons la salle a mettre en place et donc à remettre en état soit une dizaine de volontaires donc dans l'absolu 20 personnes c'est bien mais en fait ce sont souvent une dizaine de personnes inscrites et quelques personnes qui se font connaitre lors de la manifestation.

3- Nombre de participants : je dirai environ 100/150 mais on ne compte pas

4- Pour le budget total c'est environ 1000 euros de dépenses entre les lots, les courses, les fournitures et les fonds de caisse. Pour les recettes dans les 2000 euros soit un bénéfice avoisinant les 1000 euros. Bien sûr, ces chiffres sont des moyennes basées sur les deux/trois dernières années.

Voilà, je crois avoir répondu à toutes vos questions mais si d'autres choses sont à préciser pas de problème, faites-le ici !
Re: Organiser un loto pour une association
le 21-11-2009 à 16:42 #
Bonjour,

le grand jour c'est aujourd'hui ! Ce qui me permet de vous confirmer que pour les fonds de caisse, il vaut mieux prévoir un peu "large" car la banque a souvent des défaillances dans ses délais (la nôtre en tout cas). Je vous tiens au courant et peut être que vous aurez une photo ou deux
D'ailleurs, à ce sujet, n'oubliez pas votre appareil le jour J

(Modifié par Virthonat le 21-11-2009 à 16:47)
Re: Organiser un loto pour une association
le 18-12-2009 à 12:46 #
Je ne comprends pas la question un logiciel de quoi ?
Re: Organiser un loto pour une association
le 18-12-2009 à 14:40 #
bravo pour ton tuto!
comme toujours, très clair et éducatif
Re: Organiser un loto pour une association
le 19-12-2009 à 08:53 #
Merci beaucoup
Joyeux Noël à tous
Re: Organiser un loto pour une association
le  4-01-2010 à 06:17 #
Je vous remercie toutes et tous pour votre soutien qui vient de me faire gagner le concours Je remercie encore Ben pour ce bon d'achat plus que conséquent et son équipe pour faire de Sur La Toile ce qu'il est.

À tous une bonne année 2010
Re: Organiser un loto pour une association
le 23-06-2010 à 10:58 #
Bonjour,
Pour la fête de notre quartier (fête des voisins), nous voulons organiser un petit loto pour avoir plus de participant à notre fête car chaque année nous ne sommes qu'une trentaine alors qu'il y a 200 maisons dans notre lotissement.
Comme nous n'engageons pas d'argent, nous récupérons à droite à gauche des "petits" lots...
A votre avis combien de lots devons-nous avoir pour satisfaire les participants ? par ex de 10 à 50 participants tant de lots, de 51 à 100 tant de lots....
Merci de votre réponse.
Marie-L
Re: Organiser un loto pour une association
le 23-06-2010 à 18:21 #
Bonjour,

à mon avis, dans votre cas il faut prendre le problème dans l'ordre sens. Vous cherchez le maximum de lots et ensuite vous voyez à les répartir selon leur valeur, le prix de la partie, voir combien de partie vous voulez faire... Avez-vous le matériel ? Pour quand est le loto ?
Re: Organiser un loto pour une association
le 23-06-2010 à 19:03 #
Merci pour votre réponse.
Le loto est organisé le 12 septembre.
Nous avons le matériel. Pour l'instant nous ne savons pas combien il y aura de participant.
Nous avons peur que cela ne suffise pas.
COmment trouver des lots ?
Re: Organiser un loto pour une association
le 24-06-2010 à 07:56 #
Je suis un peu étonnée Vous avez le matériel qui est quand même très spécifique et aucune notion sur le loto... Vous devriez commencer par lire ce fil attentivement : la question du nombre de participants y est évoquée et celle des lots y ait détaillée
Re: Organiser un loto pour une association
le  5-08-2010 à 17:59 #
Voici un site et un logiciel pour organiser un loto

Utile pour les associations souhaitant organiser ce type d'évènement... Quelques conseils sur le site ...

Pour en savoir plus Loto associatif

Il permet la préparation des grilles de jeu, le tirage, contrôle des résultats ...

En espérant que ce message aidera les lecteurs du forum ... A +
Re: Organiser un loto pour une association
le 11-12-2011 à 07:03 #
Bonjour nous souhaitons organise un loto je souhaite savoir combien de temps dure une partie en générale combien de lot faut t il on est parti sur 1ligne un lot a 15e 2ligne 30e carton plein 60e quand pensez vous nous voulons faire sa le soir a partir de 19h combien doit on faite de partie merci d avance pour vos réponse a j oublie c notre premier loto donc nous n avons aucune idée du nombre de personne nous somme un petit village merci
Re: Organiser un loto pour une association
le  7-02-2013 à 17:22 #
bonjour,

jorganise un loto dimanche 23 fevrier , petite question ? faut il prevenir la mairie ou sacem ou autre chose que lon organise un loto, je ne voudrais pas quil y ait un contrle ce jour la sans le SAVOIR MERCI
Re: Organiser un loto pour une association
le  7-02-2013 à 18:55 #
nous prévenons toujours la mairie, mais nous n'avons pas le choix car s agissant du loto de l'école et dans les locaux de l'école il faut qu'ils soient d accord pour nous prêter les lieux (conventions entre eux et nous et les enseignants) par contre rien pour la sacem, mais nous n'utilisons pas de musique.
Re: Organiser un loto pour une association
le  8-02-2013 à 12:29 #
Chez nous aussi le loto se fait soit dans le préau fermé de l'école soit dans la salle polyvalente de la mairie. Comme le rappelle Dodi49, lors du prêt de locaux de l'école, il faut une convention avec la mairie.
Pour la sacem, c'est lié à la diffusion de musique uniquement. Si c'est le cas, le mieux est d'aller sur leur site et de vous renseigner.

Bon loto.
Re: Organiser un loto pour une association
le 20-11-2015 à 22:43 #
Nous organisons un loto, les règles sont connues et les invités environ 80 seront présents (uniquement sur invitations).
Nous avons l'animateur mais pas de matériel. Quelqu'un parle de matériel que l'on peut trouver dans des associations mais je n'en pas trouvé sur la toile. Quelqu'un peut il m'aider svp. Potentiellement, nous pourrions l'acheter.

merci
Re: Organiser un loto pour une association
le  8-12-2015 à 09:25 #
Bonjour,

je passe rarement d'où ma réponse tardive mais sait-on jamais...

Le matériel pour les lotos peut s'acheter chez les vendeurs de matériel
pour kermesse. Par exemple Initiative le fait. http://www.initiatives.fr/?gclid=Cj0KEQiAnJqzBRCW0rGWnKnckOIBEiQA6qDBajltScW7Dym2C8Gv4mrNh6j8fcZJYRtXeqe6tMWkkvYaAkU48P8HAQ

Bon loto si ce n'est pas trop tard, ou alors ce sera pour le prochain




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